Οδηγίες για τη σύνταξη εγχειριδίου λειτουργίας και ενημερωτικού φακέλου

 

Το Εγχειρίδιο Λειτουργίας παρέχεται από τον Δικαιοπάροχο προς τον Δικαιοδόχο και περιέχει όλη τη φιλοσοφία, εμπειρία και τον τρόπο λειτουργίας του μοντέλου με το οποίο αναπτύσσεται η εταιρεία του Δικαιοπαρόχου. Αποτελεί τον πιο σίγουρο οδηγό πλοήγησης που θα βοηθήσει τον Δικαιοδόχο να λειτουργήσει μία επιτυχημένη επένδυση.

 

 

Η δημιουργία του Εγχειριδίου Λειτουργίας είναι απόλυτα αναγκαία για τη σύσταση του Δικτύου Δικαιόχρησης διότι πρόκειται για το έγγραφο στο οποίο γίνεται λεπτομερής καταγραφή της τεχνογνωσίας του Δικαιοπαρόχου. Η περιγραφή αυτή της τεχνογνωσίας έχει σημασία για τη μεταγενέστερη διαπίστωση της εμπιστευτικότητας και της ουσιαστικότητας της τεχνογνωσίας, όπως επίσης και για το αν ο Δικαιοδόχος, αλλά και ο Δικαιοπάροχος, παραβιάζουν τις υποχρεώσεις ή απαγορεύσεις που περιέχονται σε αυτή. Το Εγχειρίδιο καταγράφει την ήδη υφιστάμενη λειτουργία των υπαρχόντων καταστημάτων με την προσθήκη τροποποιήσεων και βελτιώσεων.

Συνήθως το Εγχειρίδιο Λειτουργίας αποτελείται από τρία (3) βασικά κεφάλαια. Ακολουθεί μία συνοπτική περιγραφή του περιεχομένου του κάθε κεφαλαίου και των επί μέρους ενοτήτων που τα αποτελούν. Η περιγραφή αυτή είναι σε κάθε περίπτωση εντελώς ενδεικτική.

 

ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΚΑΙΟΧΡΗΣΗΣ (ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1)

 

1.         Το Σύστημα Δικαιόχρησης

>     Περιγραφή του Συστήματος.

>     Η πρωτοτυπία του αναφορικά με τα άλλα ομοειδή συστήματα.

>     Οι προϋποθέσεις εγκατάστασης και λειτουργίας του.

>     Η τεκμηρίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητάς του.

>     Οι προϋποθέσεις προστασίας των δικαιωμάτων βιομηχανικής και πνευματικής ιδιοκτησίας που περιέχονται σε αυτό.

 

2.         Η Επιχείρηση του Δικαιοπαρόχου

>     Ιστορικά στοιχεία και φιλοσοφία της εταιρείας (γιατί δημιουργήθηκε, τι ανάγκες καλύπτει).

>     Σκοπός.

>     Προϊόντα και υπηρεσίες.

>     Οργανόγραμμα στο οποίο περιλαμβάνονται όλα τα αρμόδια για την επίλυση των προβλημάτων του Δικαιοδόχου πρόσωπα.

 

3.         Η Αγορά

>     Εξέλιξη της αγοράς και των προϊόντων - υπηρεσιών του Συστήματος.

>     Ανταγωνισμός.

>     Οικονομικά και κοινωνικά δεδομένα ανάλογα με την τοποθεσία του καταστήματος και τις τοπικές καταναλωτικές τάσεις.

 

4.         Το Κατάστημα

>     Εξοπλισμός του Καταστήματος.

- Λεπτομερής περιγραφή.

- Τρόποι και κόστος απόκτησης.

- Προμηθευτές.

- Λειτουργία.

- Διάρκεια ζωής και τρόπος χρήσης του.

>     Δημιουργία του Καταστήματος.

- Πλήρης και αναλυτική περιγραφή των σχετικών προϋποθέσεων και μεθόδων από τη χρονική στιγμή της τελικής επιλογής του σημείου εγκατάστασης μέχρι την έναρξη της λειτουργίας του.

- Αναφορά στην ποιότητα των εσωτερικών χώρων.

>     Λειτουργία του Καταστήματος.

- Ωράριο λειτουργίας.

- Προσωπικό.

- Ανάγκες σε προσωπικό.

- Κριτήρια επιλογής του (βασικές αρχές)

- Διαδικαστικά (Πρόσληψη, εκπαίδευση, εμφάνιση, διαχείριση και απόλυση προσωπικού

- Τιμολογιακή πολιτική.

- Σχέσεις με τράπεζες και ασφαλιστικές εταιρείες (πιθανή συμμετοχή σε ειδικά ασφαλιστικά προγράμματα).

>     Διαχείριση του Καταστήματος.

- Διαχείριση του ταμείου.

- Διαχείριση των υπηρεσιών.

- Κωδικοποίηση των προσφερόμενων προϊόντων – υπηρεσιών.

- Τήρηση λογιστηρίου και μηχανοργάνωση.

 

5.         Οι τεχνικές πωλήσεων που θα επιτρέψουν την αύξηση του τζίρου

>     Προσέγγιση και εξυπηρέτηση πελατών.

>     Εξυπηρέτηση μετά την πώληση.

>     Τρόποι αντιμετώπισης παραπόνων των πελατών.

>     Συνεχής βελτίωση μέσα από ένα σύστημα επιλογής προτάσεων για ανανέωση των παρεχόμενων προϊόντων – υπηρεσιών.

 

6.         Οι υπηρεσίες που παρέχει ο Δικαιοπάροχος

>     Πριν από την έναρξη λειτουργίας του Καταστήματος.

>     Υπηρεσίες για την έναρξη λειτουργίας του Καταστήματος.

>     Υπηρεσίες μετά την έναρξη λειτουργίας του Καταστήματος.

 

7.         Η Ενότητα εκπαίδευσης

>     Σκοπός.

>     Περιεχόμενο.

>     Διάρκεια.

>     Τόπος και τρόπος διεξαγωγής.

 

8.         Η Διαφήμιση

>     Τρόπος διαχείρισης από τον Δικαιοπάροχο των κονδυλίων για την εθνική διαφήμιση.

>     Περιεχόμενο της τοπικής διαφήμισης.

>     Διαφημιστικά μέσα και τρόπος εκτέλεσης.

 

9.         Οι Οικονομικοί Όροι - Η καταβολή Δικαιωμάτων

>     Δικαίωμα Εισόδου (Entry Fee).

>     Διαρκή Δικαιώματα (Royalties).

>     Υπολογισμός.

>     Χρόνος και τρόπος καταβολής.

 

10.       Οι Διαδικασίες Ελέγχου του Δικτύου από το αντίστοιχο τμήμα του Δικαιοπαρόχου.

 

11.       Η ενότητα με όλα τα τυποποιημένα έντυπα που πρέπει να υπάρχουν για εσωτερική χρήση μεταξύ των εταιρειών του Δικαιοπαρόχου και του Δικαιοδόχου για την απρόσκοπτη επικοινωνία και τη διευκόλυνση της συνεργασίας μεταξύ των δύο μερών.

 

ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2)

1.         Απεικόνιση των σημάτων και λοιπών διακριτικών γνωρισμάτων του Δικαιοπαρόχου, χρήση και προστασία τους

2.         Πινακίδες και τρόπος τοποθέτησής τους στο Κατάστημα

3.         Λεπτομερή αρχιτεκτονικά σχέδια της εξωτερικής και εσωτερικής διαμόρφωσης του Καταστήματος

4.         Διακόσμηση προθηκών (εάν υπάρχουν)

5.         Χρωματισμοί και άλλα διακριτικά γνωρίσματα

6.         Επίπλωση

7.         Έντυπο υλικό

8.         Διαφημιστικό υλικό

9.         Υλικό συσκευασίας (εάν υπάρχει)

 

ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ, ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΟΧΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3)

 

1.         Πλήρης κατάλογος των προϊόντων και υπηρεσιών που αποτελούν το αντικείμενο της Δικαιόχρησης, ανάλυση των χαρακτηριστικών τους

2.         Κατάλογος προμηθευτών (εάν υπάρχουν)

3.         Τρόποι αγοράς και πώλησης (εάν υπάρχουν)

>     Παραγγελία.

>     Πληρωμή.

>     Παράδοση.

4.         Περιθώρια κέρδους

5.         Προϊοντική πολιτική

>     Τήρηση εκπτωτικής πολιτικής (προσφορών).

>     Τήρηση πιστωτικής πολιτικής.

6.         Ανανέωση και ανάπτυξη νέων προϊόντων - υπηρεσιών

 

Το Εγχειρίδιο αποτελεί ανεξάντλητη πηγή πληροφοριών του Δικαιοδόχου για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησής του, δεδομένου ότι περιέχει σε γραπτή μορφή την ολοκληρωμένη μέθοδο λειτουργίας μίας επιχείρησης Δικαιόχρησης. Στην πράξη ο Δικαιοδόχος θα κάνει χρήση του Εγχειριδίου στο στάδιο της αρχικής του εκπαίδευσης και κατόπιν θα το χρησιμοποιεί ως πρακτικό οδηγό για την άσκηση της επιχειρηματικής του δραστηριότητας. Συνεπώς το Εγχειρίδιο θα πρέπει να είναι εξαντλητικά περιεκτικό και να καλύπτει με κάθε λεπτομέρεια όλες τις πτυχές της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης του Δικαιοπαρόχου. Ακόμη θα πρέπει ο Δικαιοπάροχος να το ενημερώνει διαρκώς και αμέσως μόλις επιφέρει οποιαδήποτε αλλαγή ή βελτίωση στο Σύστημα Δικαιόχρησης, έτσι ώστε να αποτελεί συνεχώς ένα χρήσιμο εργαλείο στα χέρια του Δικαιοδόχου. Το Εγχειρίδιο Λειτουργίας πρέπει να αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα της Σύμβασης Δικαιόχρησης και δίδεται στον Δικαιοδόχο μόνο κατά χρήση.

Δεδομένου ότι ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της τεχνογνωσίας, η οποία καταχωρείται και περιγράφεται λεπτομερώς στο Εγχειρίδιο Λειτουργίας, είναι η πρωτοτυπία της, το Εγχειρίδιο Λειτουργίας μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο δικαιώματος πνευματικής ιδιοκτησίας ως πρωτότυπο πνευματικό δημιούργημα και να τύχει προστασίας κατά τον Ν. 2121/93 για την Πνευματική Ιδιοκτησία. Επίσης, η τεχνογνωσία του Δικαιοπαρόχου προστατεύεται με βάση τις ρυθμίσεις της Σύμβασης Δικαιόχρησης περί μη ανταγωνισμού και εχεμύθειας και με τον Ν. 146/14 για τον Αθέμιτο Ανταγωνισμό.

ΣΩΤΗΡΗΣ ΓΙΑΝΝΑΚΑΚΗΣ

Δικηγόρος, LL.M. HARVARD (Η.Π.Α.)

Μέλος της επιτροπής franchising, της Διεθνούς Ένωσης Δικηγορών και της Ένωσης Αμερικανών Δικηγορών, Μέλος του Δ.Σ. του Συνδέσμου Franchise της Ελλάδας

NEED HELP? (x)
MESSAGE